Een effectieve offerte in een zakelijke organisatie zorgt voor binnenkomende orders en trouwe klanten. Een voorbeeld offerte zegt veel over het zelfvertrouwen van een organisatie, helpt een positieve indruk achter te laten, en zorgt zo voor meer nieuwe klanten. Door Facturatie Office te gebruiken, stel je snel offertes op en heb je ze nog sneller verzonden naar je klanten, die meteen online kunnen accorderen. Hiernaast zet je de offertes makkelijk om in een factuur. Laten we kijken naar het belang van offertes in zakelijke organisaties.

Een overzicht van je offertes

Een offerte is niets anders dan de opmaat naar een factuur, die op zijn beurt weer een belangrijke rol speelt in het financiële proces van je onderneming. De offerte levert belangrijke details over je producten en diensten. Offertes worden ook wel ‘zakelijke voorstellen’ genoemd, omdat de klant met een offerte de keuze krijgt tussen accepteren of afwijzen. Veel klanten benaderen meerdere concurrenten voor offertes, en vergelijken daarna de opties met elkaar. Het eindoordeel wordt gebaseerd op de benodigdheden waarnaar de klant op zoek is. Een effectieve offerte moet daarom altijd onderstaande onderdelen bevatten.

  • De gevraagde prijzen voor de producten en diensten die worden aangeboden, inclusief en exclusief BTW.
  • Zijn er kortingen en andere aanbiedingen voor deze producten en diensten?
  • De vervaldatum van deze kortingen
  • Algemene voorwaarden van de offerte en het betreffende bedrijf
  • Handtekening van manager of directeur

Wanneer de offerte beschikt over alle bovenstaande items, kunnen we het een effectieve offerte noemen.

Factuur

Hoe stel je een offerte op?

Een offerte opstellen voor je klanten is erg simpel. Je kunt online facturatie software of administratiesoftware gebruiken om snel een voorbeeld offerte aan te maken. Sommige facturatie programma’s beschikken over een functie om offertes aan te maken. Deze functies kun je gebruiken, om zo je offertes snel en geautomatiseerd te voorzien van de correcte informatie.

Hoe krijg je een snelle reactie op je offerte?

Hieronder hebben we twee belangrijke functies onder elkaar gezet, zodat je sneller een reactie van een klant kan krijgen.

Offerte met digitale handtekening

Wil je sneller en vaker positieve reacties op je voorbeeld offerte, dan is het aan te raden die offerte te versturen met een digitale handtekening. Facturatie Office is een facturatieprogramma dat een ingebouwde digitale handtekening-functie heeft. Deze handtekening kan worden toegevoegd aan offertes en als de klant tevreden is over de offerte, kan die de factuur direct op een veilige manier online inboeken. De digitale handtekening kan ook via mobiele telefoons, tablets en laptops worden toegevoegd.

Factuur

Offerte met afbeeldingen

Wanneer je productafbeeldingen gebruikt op je offerte, zal je offerte waarschijnlijk een snellere reactie krijgen. En daarmee zullen dit soort offertes de kans op succes vergroten. Facturatie Office kan deze afbeeldingen opslaan in de software, zodat je ze kan toevoegen aan je offerte of andere document wanneer je dat wil.

We hopen dat dit artikel je meer helderheid heeft kunnen geven over het belang van het opstellen van effectieve offertes voor je klanten. Kijk op www.facturatieoffice.nl voor alle opties van dit sterke programma.